Ce CODIR fait un Design Sprint pour déterminer quelle brosse WC choisir

Ou comment parvenir à sortir un prototype fonctionnel pour un sujet plein d'incertitude


Gilles, membre du CODIR d’un grand groupe dans le retail, nous livre ici un inspirant témoignage de l’agilisation de son entreprise. Convaincu que l’intelligence collective est mère de tous les succès, il n’hésite pas à sortir son CODIR de sa zone de confort, notamment face la transformation de l’entreprise.

En ce moment, nous travaillons beaucoup sur le Design Thinking, nous adressons collectivement des problématiques systémiques (comme "La gestion des mugs dans la cuisine", "la propreté du frigo") en collant des post-it sur les murs. C'est très challengeant, mais nous mettons vraiment les moyens de nos ambitions. Pour illustrer cela, par exemple, nous avons même fait appel à un consultant-expert qui nous a appris comment décoller des post-it proprement. Vous n'imaginez pas à quel point ça a pu nous sauver la vie !

Dernièrement, le CHSCT du groupe a remonté au CODIR un problème assez délicat : les brosses WC du siège, usées, doivent être changées. Les risques de troubles psycho-sociaux sont, selon le comité d’hygiène, réels et sérieux. “Nous savions que ce jour allait arriver, car nous maintenons un burndown d’usure des brosses WC tous les jours. Mais nous ne pensions pas que cela arriverait aujourd’hui.” dit-il.

Le CODIR n’arrivant pas à se mettre d’accord sur le plan d’action, Gilles propose alors de réaliser un Design Sprint. Rendez-vous est pris la semaine suivante, pour une session intensive à huis-clos durant 5 jours.

A l’ouverture de la session, le Lundi matin, Gilles (qui en est le facilitateur) écrit sur le mur l’objectif :

“Une brosse WC pour garantir le bonheur et la productivité des employés”.

Durant les deux premiers jours, les “Expected Future” (comme une “brosse inspirante”) et autres “Fears” (comme “une brosse qui laisse traîner des gouttes sur la cuvette”) sont partagés. Les hypothèses fusent, les premiers prototypes se succèdent, et enfin le groupe converge vers deux options qui feront l’objet d’un vrai test dans les toilettes personnelles du Président : une brosse WC noire, ou bien une brosse WC blanche.

Gilles raconte, visiblement assez ému et épuisé à la fin de cette seconde journée :

Je trouve cela très ambitieux d’inclure dans les hypothèses l’idée d’une brosse noire. Je ne nous aurai jamais imaginé capable de trouver deux propositions en aussi peu de temps. Le sujet est tellement complexe vous savez. J’observe avec fierté ce que nous avons accompli. Il me tarde d’attaquer la phase de test.

Les deux jours suivants sont encore plus intenses que les deux premiers. Le groupe se focalise sur le prototypage des deux brosses WC. La session a été polluée par d’intenses tractations sur quelle brosse sera jugée plus pertinente. “Ce n’est pas le moment de débattre ! s’exclame Gilles. Concentrons-nous sur l’objectif. N’oubliez pas (il pointe son doigt alors vers la zone “Expected Future”, NDLR), nous sommes là pour trouver la brosse WC la plus inspirante !”.

Jeudi soir. Les deux prototypes sont enfin prêts. Le groupe est exténué, mais fier du chemin parcouru jusqu’ici. Afin de mener le test du lendemain dans les meilleures conditions possibles, Gilles, en bon facilitateur, a mitonné un Chili Con Carne accompagné d’une salade de choux pour que le Président puisse apprécier l’expérience en situation de réel besoin. Le chef cuisinier improvisé nous explique :

Nous pratiquons chez nous ce que j'appelle de la "Gestion par la valeur". Nous priorisons les tâches en fonction de leur importance pour nos end-users, donc pousser le Président à tester le produit en situation réelle me parait opportun.

Dernière journée, celle des réponses tant attendues. On perçoit une tension dans le groupe, une vraie appréhension avant le test. Première brosse WC testée : la blanche. L’interview, menée dans les règles de l’art, amène Gilles à interroger le Président sur son expérience d’utilisation de la brosse.

Les retours sont plutôt encourageants. Les autres membres du groupe notent tous les feedbacks, comme “Intéressant, ce manche en plastique, avec un petit grip pour que ça ne glisse pas des mains”, ou encore “Le mur de mes toilettes est clair, donc je n’ai pas vu imédiatemment la brosse”. Quant à la noire, son verdict est sans appel : “Elle perturbe l’harmonie visuelle du mur clair et de la cuvette blanche”.

Le Design Sprint arrive à son terme. Gilles, les yeux rougis par la fatigue, nous livre ses derniers mots avant de prendre 2 jours de repos bien mérités :

La brosse blanche est donc finalement choisie, à l'issue de ces 5 jours. Une décision difficile, qui demande du courage, mais c'est bien grâce à cet atelier que nous sommes tous alignés. En plus, nous avons constaté que le prototype sélectionné est le même produit que celui que nous allons remplacer. Cette "continuité disruptive" est quelque chose qui restera ancré dans notre ADN.

Depuis les USA, Jane Knapp, auteur de l’ouvrage de référence sur le Design Sprint a récemment encouragé les CODIR d’autres sociétés d’emboîter le pas de celui de Gilles.

Par Raphaël Geneteix

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